Privacybeleid

Inleiding

Thuisnotaris hecht veel waarde aan de privacy van haar klanten en aan het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. In deze tekst leggen wij je uit hoe we met je gegevens omgaan.

Wie is verantwoordelijk?

Thuisnotaris B.V. (Aphroditestraat 37, 5047 TW Tilburg, KvK 84271639) is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Je kunt ons bereiken via info@thuisnotaris.nl.

Wanneer je de vragen doorloopt

Zolang je geen account aanmaakt worden je antwoorden niet opgeslagen. Wij zullen niet vragen naar persoonsgegevens die direct naar een persoon kunnen leiden. Wel kan het zijn dat we om een naam vragen zodat het voor de gebruiker duidelijker is aan wie de vragen gesteld worden.

Wanneer je een account aanmaakt

Je kunt op ieder moment tijdens het doorlopen van de vragen beslissen om een account aan te maken. Hierin zal je e-mailadres gevraagd worden als gebruikersnaam zodat we je een bevestiging kunnen sturen van het aanmaken van het account. Wanneer je een account aanmaakt worden alle antwoorden die je tot dat moment hebt ingevoerd opgeslagen.

Wanneer je contact wilt

Je kunt gedurende het doorlopen van de vragen op ieder moment bepalen dat je in contact wilt komen met een van onze erfrechtspecialisten. Dit kun je zelf inplannen via de button “korte vraag” of “begeleiding”, waarbij je ook je telefoonnummer invoert. Heb je alle vragen doorlopen en wil je het traject afronden, ook dan zullen we je vragen een account aan te maken waarbij we je telefoonnummer vragen. Dit doen we zodat we in deze gevallen contact met je op kunnen nemen. Wij bellen je op het afgesproken moment. Hoe we met de opname van dit gesprek omgaan, lees je onder “Gespreksopnames en AI”.

Wanneer je een samenlevingscontract of (levens)testament wilt opstellen

Heb je alle vragen doorlopen en je aanvraag afgerond, dan vul je zelf via ons klantportaal de overige persoonsgegevens in. In het klantportaal leggen we uit wat de volgende stappen gaan zijn en welke handelingen hiervoor plaats moeten vinden. Ook zal hierin gecommuniceerd worden welke persoonlijke gegevens we nodig hebben voor het opstellen van de juiste stukken.

We noemen dit gevoelige informatie. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor het opstellen van de benodigde aktes en zijn alleen inzichtelijk voor de erfrechtspecialist en de medewerker van Thuisnotaris die zich met je dossier bezighoudt.

UITLEG: We leggen gegevens vast die in de aktes moeten worden opgenomen. Denk hierbij aan de geboortenamen en het nummer en geldigheidsdatum van een identiteitskaart. Deze gegevens gebruiken we om de concept-aktes van de samenlevingscontracten of testamenten op te kunnen maken. We delen je gegevens met de notaris. Deze heeft namelijk een wettelijke plicht om vast te stellen of de akte voor je passend is in jouw situatie en of je de keuzes die je hebt gemaakt ook echt vrijwillig hebt gemaakt. Dat is ook de reden dat je persoonlijk aan tafel zit met de notaris. 

Gegevens van anderen: voor het opstellen van de akten leg je ook gegevens vast van anderen, zoals je partner, kinderen of erfgenamen. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor het opstellen van de akten.

Medische wensen: in een levenstestament kun je medische wensen vastleggen. Dit zijn gezondheidsgegevens en daarmee bijzondere persoonsgegevens. Deze leggen we alleen vast als je daarvoor uitdrukkelijk zelf kiest en toestemming hebt gegeven. Je kunt deze toestemming altijd intrekken. Wij vragen niet naar je burgerservicenummer (BSN).

Als je er voor kiest om zelf je samenlevingscontract of testament op te stellen dan geef je op het einde van het controlegesprek toestemming dat wij voor je aan de slag gaan. Hiermee doe je feitelijk de aanvraag en geef je aan Thuisnotaris de opdracht om de dienstverlening te starten. Thuisnotaris maakt vervolgens de opdrachtbevestiging, welke je zelf goedkeurt in het klantportaal. Na deze goedkeuring stuurt Thuisnotaris je op een later moment de factuur voor de werkzaamheden die het voor jou heeft verricht. Als je hebt gekozen voor begeleiding, dan kies je samen met de erfrechtspecialist wat je volgende stap is. De vervolgstappen worden dan met je besproken, met bijbehorende kosten.

Gespreksopnames en AI

Gespreksopnames: nadat je een afspraak hebt ingepland, bellen wij je op het afgesproken moment. Deze telefoongesprekken kunnen worden opgenomen voor verslaglegging, kwaliteitsbewaking en controle van gemaakte afspraken. Opnames worden maximaal 30 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. Alleen de medewerkers van Thuisnotaris die bij je dossier betrokken zijn, hebben toegang tot de opname.

AI: wij gebruiken AI-hulpmiddelen, waaronder Claude van Anthropic, om gesprekken uit te werken en samen te vatten en om documenten voor te bereiden. Een medewerker van Thuisnotaris controleert altijd de uitkomst. Er worden geen beslissingen over jou genomen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking. Anthropic treedt op als verwerker, gebruikt je gegevens niet om zijn AI-modellen te trainen en verwerkt gegevens mogelijk in de Verenigde Staten. Daarvoor gelden passende waarborgen (zie “Met wie we gegevens delen”).

Waarom we je gegevens gebruiken

Wij verwerken je persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is. Hieronder zie je per doel welke gegevens we gebruiken en op welke grondslag.

Hoe lang we gegevens bewaren

Omdat we voor je berekeningen maken over de te betalen erfbelasting, geldt voor Thuisnotaris de wettelijke bewaartermijn voor fiscaal advies. Indien je dus gebruik hebt gemaakt van onze dienstverlening, bewaren we de gespreksverslagen en eventuele concept-aktes voor de periode die in de wet is vastgelegd. Dat is 7 jaar.

Samengevat hanteren we de volgende bewaartermijnen:

• Gespreksopnames: maximaal 30 dagen.
• Account zonder opdracht: 2 jaar na het aanmaken van het account verwijderen we je antwoorden en aanvullende gegevens. Je naam, adres, woonplaats en telefoonnummer bewaren we daarna nog 5 jaar, zodat we je kunnen benaderen over onze diensten. Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken.
• Dossier, gespreksverslagen en concept-akten na een opdracht: 7 jaar na afronding (fiscale bewaarplicht).
• Gegevens voor mailings: totdat je je afmeldt.

LET OP: Als je wilt dat wij je gegevens verwijderen, neem dan via ons contactformulier (of via info@thuisnotaris.nl) contact met ons op.

Met wie we gegevens delen

Wij delen je gegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening of als de wet ons daartoe verplicht:

• de notaris bij wie je de akte passeert;
• Mendix (software van ons klantportaal en onze tooling);
• ILC, Son (hosting);
• Stellar Technology B.V., Amsterdam (telefonie en gespreksopnames);
• WeFact (facturatie)
• Exact Online (boekhouding)
• Klaviyo (e-mailmarketing), Verenigde Staten;
• Anthropic (AI), Verenigde Staten;
• de Belastingdienst of andere instanties, als de wet ons daartoe verplicht.

Met al onze verwerkers hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten. Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zoals bij Klaviyo en Anthropic, dan gebeurt dat op basis van het EU-US Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Bescherming van gegevens

Thuisnotaris neemt passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatig gebruik.

Thuisnotaris verkoopt je persoonlijke gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend aan derden verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Alle medewerkers en toeleveranciers van Thuisnotaris zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van je gegevens te respecteren. Wij hebben hen een geheimhoudingsverklaring en/of verwerkersovereenkomst laten ondertekenen om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens.

Indien we met externe partijen werken die ook met persoonsgegevens van onze gebruikers moeten werken, zorgen wij ervoor dat deze partijen zich ook aan de daarvoor geldende regels houden.

Als je het idee hebt dat je gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via het contactformulier op onze website.

Links

De Thuisnotaris website kan links bevatten naar andere websites en diensten, wij hebben geen enkele zeggenschap over het privacy beleid van deze externe websites en kunnen daar ook geen verantwoordelijkheid voor dragen.

Cookies

Onze website gebruikt cookies. Noodzakelijke cookies plaatsen we zonder toestemming. Voor functionele cookies van derden, analytische cookies en advertentiecookies, zoals die van Google Analytics, Hotjar, Klaviyo en Meta (Facebook), vragen we eerst je toestemming. Je kunt je toestemming altijd wijzigen of intrekken via “Cookie-instellingen” onderaan de website. Meer informatie staat in ons cookiebeleid op www.thuisnotaris.nl.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Als klant heb je het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te (laten) verwijderen. Ook heb je het recht op beperking van de verwerking, op overdraagbaarheid van je gegevens en om bezwaar te maken tegen de verwerking. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Je kunt een verzoek sturen naar info@thuisnotaris.nl. Alleen als we niet op een andere manier kunnen vaststellen dat het verzoek van jou komt, vragen we je een kopie van je identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we je om in deze kopie je pasfoto, de MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en het burgerservicenummer (BSN) zwart of anderszins onleesbaar te maken. Dit ter bescherming van je privacy. Thuisnotaris zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen een maand, op je verzoek reageren. Je kunt ons ook bereiken via onze website: www.thuisnotaris.nl

Vragen of klachten

Indien je toch nog vragen hebt over ons privacy beleid, dan kun je altijd contact met ons opnemen via het contactformulier op onze website www.thuisnotaris.nl.

Wil je meer weten over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), kijk dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Mocht je een klacht hebben m.b.t. de wijze waarop wij met je persoonsgegevens omgaan, neem dan contact met ons op. Wij zullen dan zo spoedig mogelijk actie ondernemen. Als je van mening bent dat Thuisnotaris jouw klacht niet op een juiste wijze heeft behandeld, dan kun je bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht indienen.

Tot slot

Thuisnotaris behoudt zich het recht om het privacy beleid te wijzigen. Op de website van Thuisnotaris (www.thuisnotaris.nl) staat altijd de meest recente informatie.

laatste review: oktober 2026